Der Wechsel der Hausverwaltung ist einfacher, als die meisten Eigentümer annehmen. Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft genügt ein Beschluss der Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit – seit der WEG-Reform 2020 ist dafür kein wichtiger Grund mehr nötig. Bei einem vermieteten Mehrfamilienhaus im Alleineigentum entscheiden Sie allein und sind nur an die Kündigungsfrist des Verwaltervertrags gebunden.
Der organisatorische Teil – Unterlagen anfordern, Mieter und Versorger informieren, laufende Vorgänge übernehmen – übernimmt in der Regel die neue Verwaltung.
Wann ein Wechsel angebracht ist
Nicht jede Unzufriedenheit rechtfertigt den Aufwand. Diese Punkte tun es nach unserer Erfahrung:
- Die Jahresabrechnung kommt regelmäßig zu spät oder ist nicht nachvollziehbar.
- Auf Anrufe und E-Mails kommt über Wochen keine Reaktion.
- Beschlüsse der Eigentümerversammlung werden nicht umgesetzt.
- Reparaturen bleiben liegen, Handwerker werden nicht koordiniert.
- Die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG ist unvollständig oder existiert nicht.
- Die Erhaltungsrücklage wird seit Jahren nicht an den tatsächlichen Bedarf angepasst.
- Belegeinsicht wird erschwert oder gesondert berechnet.
Der rechtliche Rahmen bei der WEG
Zwei Vorgänge müssen unterschieden werden, und genau hier entstehen die meisten Missverständnisse.
Die Abberufung betrifft das Amt des Verwalters. Nach § 26 Abs. 3 WEG kann der Verwalter jederzeit abberufen werden – mit einfacher Mehrheit, ohne Begründung.
Der Verwaltervertrag ist davon getrennt. Er endet nach derselben Vorschrift spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Wer also im März abberuft, zahlt längstens bis September – auch wenn der Vertrag eigentlich noch zwei Jahre gelaufen wäre.
Die Bestellung eines Verwalters ist ohnehin befristet: nach § 26 Abs. 1 WEG auf höchstens fünf Jahre, bei der erstmaligen Bestellung nach Begründung der Gemeinschaft auf höchstens drei Jahre. Läuft die Bestellung aus, braucht es keine Kündigung – es braucht schlicht keinen neuen Beschluss.
Wichtig: Ohne bestellten Verwalter ist eine WEG nicht handlungsunfähig, aber stark eingeschränkt. Beschließen Sie deshalb Abberufung und Neubestellung möglichst in derselben Versammlung.
Der Ablauf in fünf Schritten
1. Vertrag und Unterlagen sichten
Sehen Sie nach, wann die Bestellung endet und was der Verwaltervertrag zu Laufzeit und Kündigung sagt. Legen Sie die letzte Jahresabrechnung und den aktuellen Wirtschaftsplan daneben. Wir sehen uns diese Unterlagen auf Wunsch kostenlos an und sagen Ihnen, ab wann ein Wechsel möglich ist.
2. Angebote einholen
Zwei bis drei Angebote genügen. Achten Sie darauf, dass alle dieselbe Leistung beschreiben – sonst vergleichen Sie Zahlen, die nichts miteinander zu tun haben. Eine Checkliste dafür finden Sie in unserem Beitrag zu den Kosten einer Hausverwaltung.
3. Versammlung vorbereiten
Der Punkt muss in der Einladung stehen. Die Einladungsfrist beträgt nach § 24 Abs. 4 WEG mindestens drei Wochen. Ist der amtierende Verwalter nicht bereit einzuladen, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer die Versammlung einberufen.
Sinnvolle Tagesordnungspunkte:
- Abberufung des bisherigen Verwalters
- Kündigung des Verwaltervertrags
- Bestellung der neuen Verwaltung für einen bestimmten Zeitraum
- Ermächtigung zum Abschluss des neuen Verwaltervertrags
4. Beschluss fassen
Die Versammlung ist seit der WEG-Reform unabhängig von der Zahl der vertretenen Miteigentumsanteile beschlussfähig. Das frühere Quorum von mehr als der Hälfte ist entfallen. Es entscheidet die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen.
5. Übergabe
Die neue Verwaltung fordert die Unterlagen an: Teilungserklärung, Beschluss-Sammlung, Verträge, Kontounterlagen, Abrechnungen, Versicherungspolicen, Wartungsverträge, Mieterlisten. Parallel werden Versorger, Dienstleister und – bei vermieteten Einheiten – die Mieter informiert.
Womit Sie rechnen müssen
| Schritt | Zeitbedarf |
|---|---|
| Unterlagen sichten, Angebote einholen | 2 – 4 Wochen |
| Einladung zur Versammlung (gesetzliche Frist) | mindestens 3 Wochen |
| Beschluss und Vertragsschluss | 1 Woche |
| Übergabe der Unterlagen | 4 – 8 Wochen |
Von der Entscheidung bis zur vollständigen Übernahme vergehen realistisch zwei bis drei Monate. Läuft die Übergabe schleppend, weil die alte Verwaltung nicht liefert, kann es länger dauern.
Wenn die alte Verwaltung die Unterlagen zurückhält
Das kommt vor. Die Gemeinschaft hat einen Anspruch auf Herausgabe aller das Objekt betreffenden Unterlagen. Praktisch hilft meist ein Schreiben mit Fristsetzung; bleibt es erfolglos, bleibt der Rechtsweg. Wichtig ist, dass die neue Verwaltung frühzeitig dokumentiert, was fehlt – sonst steht später Aussage gegen Aussage.
Häufige Fragen
Brauchen wir einen wichtigen Grund für die Abberufung?
Nein. Seit der WEG-Reform 2020 ist die Abberufung nach § 26 Abs. 3 WEG jederzeit ohne Begründung möglich. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate später.
Können wir mitten im Jahr wechseln?
Ja. Die Jahresabrechnung für das laufende Jahr erstellt in der Regel die Verwaltung, die im Abrechnungszeitraum tätig war – wer genau, sollte im Übergabeprotokoll festgehalten werden.
Was passiert mit dem Gemeinschaftskonto?
Das Konto gehört der Gemeinschaft, nicht dem Verwalter. Die Verfügungsberechtigung wird auf die neue Verwaltung umgestellt. Prüfen Sie den Kontostand zum Stichtag und gleichen Sie ihn mit der Buchhaltung ab.
Muss der neue Verwalter zertifiziert sein?
Seit dem 1. Dezember 2023 kann jeder Wohnungseigentümer nach § 26a WEG verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird. Ein Verwalter ohne Zertifikat kann bestellt werden, solange niemand dies verlangt.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Wir sehen uns Ihren Verwaltervertrag gern vorab an und sagen Ihnen, ab wann ein Wechsel möglich ist. Mehr zu unserer Mietverwaltung und WEG-Verwaltung; zu den Fristen im Detail: Verwaltervertrag kündigen.