Rund die Hälfte aller Betriebskostenabrechnungen enthält Fehler. Das ist keine Schätzung ins Blaue, sondern die Erfahrung aus Prüfungen von Mietervereinen – und sie deckt sich mit dem, was wir bei der Übernahme von Objekten vorfinden.
Zwei Fristen entscheiden fast alles: Der Vermieter muss die Abrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen (§ 556 Abs. 3 BGB). Der Mieter kann innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung Einwendungen erheben.
Die wichtigste Regel: Was überhaupt umlagefähig ist
Umlagefähig sind nur die in § 2 der Betriebskostenverordnung aufgezählten Kostenarten – und auch die nur, wenn der Mietvertrag ihre Umlage vereinbart. Der Katalog umfasst unter anderem Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung, Aufzug, Straßenreinigung, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart, Gemeinschaftsantenne und Waschmaschinen.
Nicht umlagefähig sind dagegen:
- Verwaltungskosten – ausdrücklich ausgenommen nach § 1 Abs. 2 BetrKV
- Instandhaltung und Instandsetzung, also jede Reparatur
- Kosten der Leerstandseinheiten
- Rücklagen für künftige Maßnahmen
- Bankgebühren und Mahnkosten
- Anschaffungskosten, etwa für neue Mülltonnen oder einen Rasenmäher
Die sechs häufigsten Fehler
1. Reparaturen als Betriebskosten getarnt
Der Klassiker. Die Wartung der Heizungsanlage ist umlagefähig, der Austausch einer Umwälzpumpe nicht. Bei Positionen wie „Hausmeister“ muss der Anteil für Reparaturarbeiten herausgerechnet werden – nur die laufende Betreuung ist umlagefähig.
2. Falscher Umlageschlüssel
Ohne Vereinbarung im Mietvertrag gilt nach § 556a BGB die Wohnfläche. Steht im Vertrag ein anderer Schlüssel, gilt dieser. Ein stillschweigender Wechsel des Schlüssels von Jahr zu Jahr ist unzulässig.
3. Heizkosten nicht verbrauchsabhängig abgerechnet
Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach erfasstem Verbrauch verteilt werden. Wird ganz auf die Verbrauchserfassung verzichtet, darf der Mieter den Anteil um 15 Prozent kürzen.
4. Abrechnungszeitraum stimmt nicht
Der Zeitraum muss zwölf Monate umfassen. Wechselt der Mieter unterjährig, wird zeitanteilig abgerechnet – nicht pauschal.
5. Verteilung bei Leerstand
Steht eine Wohnung leer, trägt der Vermieter die darauf entfallenden Kosten. Er darf sie nicht auf die verbleibenden Mieter umlegen.
6. CO₂-Kosten nicht aufgeteilt
Seit 2023 regelt das CO₂-Kostenaufteilungsgesetz, dass die CO₂-Kosten bei Wohngebäuden nach einem Stufenmodell zwischen Vermieter und Mieter geteilt werden – je schlechter die energetische Qualität, desto höher der Anteil des Vermieters. Fehlt diese Aufteilung, kann der Mieter kürzen.
So prüfen Sie eine Abrechnung in zehn Minuten
- Frist: Ist die Abrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen?
- Zeitraum: Umfasst er genau zwölf Monate und passt er zu Ihrer Mietzeit?
- Positionen: Findet sich jede Position im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart?
- Verdächtige Begriffe: „Reparatur“, „Instandsetzung“, „Verwaltung“, „Rücklage“ gehören nicht hinein.
- Schlüssel: Entspricht er dem Mietvertrag? Ist die angesetzte Wohnfläche korrekt?
- Heizung: Mindestens 50 Prozent verbrauchsabhängig? CO₂-Anteil ausgewiesen?
- Vorauszahlungen: Stimmt die Summe mit dem überein, was Sie tatsächlich gezahlt haben?
- Plausibilität: Weicht eine Position ohne erkennbaren Grund stark vom Vorjahr ab?
Belegeinsicht
Der Mieter hat Anspruch darauf, die Originalbelege einzusehen. Üblich ist die Einsicht in den Geschäftsräumen des Vermieters oder der Verwaltung; Kopien oder Scans können gegen Kostenerstattung verlangt werden. Wird die Einsicht verweigert, muss der Mieter eine Nachzahlung zunächst nicht leisten.
Was Eigentümer davon haben
Für Vermieter ist eine korrekte Abrechnung kein Selbstzweck. Eine verspätete Abrechnung bedeutet: Nachforderungen sind ausgeschlossen. Bei einem Mehrfamilienhaus mit acht Einheiten und einer durchschnittlichen Nachzahlung von 300 Euro sind das 2.400 Euro, die nicht mehr einzutreiben sind – wegen eines versäumten Datums.
Hinzu kommt der Zeitaufwand. Eine fehlerhafte Abrechnung erzeugt Rückfragen, Kürzungen und im schlechten Fall einen Rechtsstreit. Eine saubere Abrechnung erzeugt nichts davon.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn die Abrechnung zu spät kommt?
Nachforderungen sind ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben muss er dem Mieter trotzdem auszahlen.
Kann ich eine Nachzahlung einfach kürzen?
Nur bei konkret benannten Fehlern. Erheben Sie Ihre Einwendungen schriftlich und innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung – danach sind sie ausgeschlossen.
Dürfen Kosten für den Hausmeister umgelegt werden?
Ja, soweit es um laufende Betreuung geht: Reinigung, Grünpflege, Kontrollgänge. Reparaturen und Verwaltungstätigkeiten müssen herausgerechnet werden.
Muss ich die Nachzahlung leisten, bevor ich Belege gesehen habe?
Wenn die Belegeinsicht verweigert wird, besteht ein Zurückbehaltungsrecht. Reagieren Sie schriftlich und setzen Sie eine Frist.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Im Rahmen unserer Mietverwaltung erstellen wir Betriebskostenabrechnungen für Mietobjekte in ganz NRW und prüfen bei der Übernahme, ob die Abrechnungen der Vorjahre tragfähig waren. Fragen dazu? Sprechen Sie uns an.